Τα τιμολόγια τα περνάμε με το χέρι. Όλα.Αυτοματοποίηση διαδικασιών με AI: οι ώρες σας, πίσω.

Σήμερα

Το αίτημα έρχεται με email. Κάποιος ανοίγει τους ναύλους σε Excel, ψάχνει την επιβάρυνση καυσίμου και γράφει την προσφορά στο Word. Ο πελάτης περιμένει. Ή δεν περιμένει, και πάει αλλού.

Με τον αυτοματισμό

Ο βοηθός διαβάζει το αίτημα (αφετηρία, προορισμός, βάρος, παλέτες, ADR), παίρνει τους ναύλους από το ERP και ετοιμάζει προσχέδιο προσφοράς.

Ο άνθρωπος

Ο υπεύθυνος πωλήσεων ελέγχει και πατά αποστολή. Οι τιμές έρχονται πάντα από το ERP, ποτέ από το μοντέλο.

Μετράμε

Χρόνος απόκρισης προσφοράς · προσφορές ανά ημέρα · ποσοστό που κερδίζεται

Η πράξη

10 αιτήματα × 25′ × 22 εργάσιμες ≈ 92 ώρες τον μήνα. Περίπου 75 από αυτές επιστρέφουν. ΠαράδειγμαNetex, εκτίμηση από την έρευνα αυτοματισμών ΜμΕ (track 03, §4)

Τι μέτρησαν άλλοι

Σε εταιρεία logistics των ΗΠΑ, η προετοιμασία προσφοράς έπεσε από 30–40′ σε ≤3′. στοιχεία προμηθευτήToptal, case εταιρείας logistics στις ΗΠΑπηγή ↗ Toptal, case εταιρείας logistics στις ΗΠΑ (ανοίγει σε νέα καρτέλα)

Σήμερα

Τα έξοδα των πελατών φτάνουν από το myDATA, το email και το Viber. Το καθένα χαρακτηρίζεται και καταχωρίζεται με το χέρι.

Με τον αυτοματισμό

Τα έξοδα έρχονται απευθείας από το myDATA, ελέγχονται (ΑΦΜ, ΦΠΑ, σύνολα, διπλοεγγραφές) και παίρνουν προτεινόμενο χαρακτηρισμό με βαθμό βεβαιότητας, με βάση το ιστορικό του ίδιου πελάτη.

Ο άνθρωπος

Ο λογιστής εγκρίνει. Ό,τι έχει χαμηλή βεβαιότητα πάει σε εκείνον, όχι στο myDATA.

Μετράμε

Χαρακτηρισμοί που εγκρίνονται χωρίς αλλαγή · διορθώσεις · ημέρες ως το κλείσιμο του μήνα

Η πράξη

200 πελάτες × 30 παραστατικά × 1′ ≈ 100 ώρες τον μήνα. Με 60–70% αυτόματο χαρακτηρισμό υψηλής βεβαιότητας, επιστρέφουν 60–70 ώρες, συν περίπου 12 από το κυνήγι παραστατικών. ΠαράδειγμαNetex, εκτίμηση από την έρευνα αυτοματισμών ΜμΕ (track 03, §4)

Σήμερα

Η γραμματεία διαβάζει, αρχειοθετεί και περνά τις προθεσμίες στο ημερολόγιο με το χέρι. Ένα λάθος ψηφίο σε μια ημερομηνία κοστίζει περισσότερο από όλα τα υπόλοιπα μαζί.

Με τον αυτοματισμό

Ο βοηθός αναγνωρίζει το είδος της υπόθεσης, βγάζει πρόσωπα, ημερομηνίες και προθεσμίες, και ετοιμάζει πρόχειρη εγγραφή στο ημερολόγιο. Ένας ιδιωτικός βοηθός αναζήτησης ψάχνει στα δικά σας προηγούμενα έγγραφα, με τα δικαιώματα πρόσβασης του γραφείου.

Ο άνθρωπος

Κάθε προθεσμία την επιβεβαιώνει δικηγόρος. Ο βοηθός δεν δίνει νομική συμβουλή σε κανέναν.

Μετράμε

Χρόνος πρώτης απάντησης · λάθη σε προθεσμίες · ώρες ως το πρώτο σχέδιο

Η πράξη

150 αιτήματα × 15′ × 65% ≈ 25 ώρες τον μήνα, μόνο στην υποδοχή νέων υποθέσεων. ΠαράδειγμαNetex, εκτίμηση από την έρευνα αυτοματισμών ΜμΕ (track 03, §4)

Τα έγγραφα μένουν σε υποδομή στην ΕΕ ή στον δικό σας server.

Σήμερα

Οι περιγραφές γράφονται μία μία και οι μεταφράσεις περιμένουν. Τα εκκαθαριστικά αντικαταβολών από τις courier ελέγχονται γραμμή γραμμή σε Excel.

Με τον αυτοματισμό

Από το φύλλο προϊόντος και τις φωτογραφίες βγαίνει προσχέδιο περιγραφής στα ελληνικά και στα αγγλικά, με alt κείμενο. Οι αντικαταβολές αντιστοιχίζονται αυτόματα με τις παραγγελίες.

Ο άνθρωπος

Το marketing εγκρίνει κάθε περιγραφή πριν δημοσιευτεί. Το λογιστήριο βλέπει μόνο όσες αντικαταβολές δεν ταιριάζουν.

Μετράμε

Λεπτά ανά κωδικό · ημέρες ως τη δημοσίευση · αντικαταβολές που δεν ταιριάζουν, ανά μήνα

Η πράξη

300 κωδικοί × 12′ × 75% ≈ 45 ώρες, μόνο στις περιγραφές μιας σεζόν. ΠαράδειγμαNetex, εκτίμηση από την έρευνα αυτοματισμών ΜμΕ (track 03, §4)

Σήμερα

Ο υπεύθυνος ποιότητας πληκτρολογεί αριθμό χύτευσης, ποιότητα χάλυβα και χημική σύσταση από το πιστοποιητικό EN 10204 3.1, το ταιριάζει με το δελτίο αποστολής και το αρχειοθετεί. Όταν ο πελάτης ζητήσει ιχνηλασιμότητα, το ψάξιμο ξεκινά από την αρχή.

Με τον αυτοματισμό

Το πιστοποιητικό διαβάζεται στην παραλαβή. Οι τιμές ελέγχονται απέναντι στα όρια της προδιαγραφής και συνδέονται με την παρτίδα στο ERP.

Ο άνθρωπος

Ό,τι βγαίνει εκτός ορίων το αποδέχεται ή το απορρίπτει ο υπεύθυνος ποιότητας.

Μετράμε

Λεπτά ανά πιστοποιητικό · χρόνος αναζήτησης ιχνηλασιμότητας · αποκλίσεις που πιάνονται στην παραλαβή

Η πράξη

Αριθμό βάζουμε μόνο αφού χρονομετρήσουμε τη δική σας παραλαβή. Στο διάγραμμα, το βήμα γράφει «δεν μετρήθηκε ποτέ»: κανείς δεν το έχει χρονομετρήσει.

Σήμερα

Παρουσίες, βαθμοί διαγωνισμάτων και σχόλια βρίσκονται σε τρία διαφορετικά σημεία. Κάθε ενημέρωση γράφεται από το μηδέν.

Με τον αυτοματισμό

Ο βοηθός μαζεύει τις παρουσίες και τους βαθμούς που έχουν ήδη περάσει οι καθηγητές και γράφει προσχέδιο για κάθε μαθητή. Η ενημέρωση φεύγει στον γονιό από Viber.

Ο άνθρωπος

Ο καθηγητής διορθώνει και εγκρίνει. Το AI δεν βαθμολογεί και δεν αξιολογεί κανέναν μαθητή.

Μετράμε

Ώρες καθηγητών τον μήνα σε ενημερώσεις · ενημερώσεις που φεύγουν στην ώρα τους · απαντήσεις γονέων

Η πράξη

30–50 ώρες τον μήνα για τρεις αυτοματισμούς μαζί: ενημέρωση γονέων, εγγραφές Αυγούστου–Σεπτεμβρίου, παραλλαγές ασκήσεων. Τυπικό εύροςNetex, εκτίμηση από την έρευνα αυτοματισμών ΜμΕ (track 03, §4)

Ο AI Act κατατάσσει στα συστήματα υψηλού κινδύνου το AI που αξιολογεί μαθησιακά αποτελέσματα. Γι' αυτό, εδώ το AI μόνο συντάσσει. νομική ανάλυσηJones Walker, AI Act: Άρθρο 50 και Digital Omnibusπηγή ↗ Jones Walker, AI Act: Άρθρο 50 και Digital Omnibus (ανοίγει σε νέα καρτέλα)